株式会社SmartMeetingが提供する「SmartMeeting」は、無駄な会議を減らし有意義な会議を生み出すことで労働生産性を向上させることを目指した会議改善クラウドサービス。

2019年にクローズドβ版を公開し事前登録開始したところ、登録社数500を突破した注目のサービスだ。ちなみに、NTTコミュニケーションズ株式会社やDMM.com、弁護士ドットコムなどがクローズドβ版を導入している。

会議の前・中・後をサポート

このたびの正式リリースでは、従業員数1,000人以上など会議に関する大きな課題を抱える企業を中心に会議を改善し効率化する各種機能を提供していく。

まずは、会議の準備をサポートする機能。会議の目的・役割の設定やアジェンダ・議事録の共同編集、残り時間のタイマー表示などが可能となり、誰でも簡単にスマートな会議を開けるという。

また、Zoom、Microsoft Teams、Slackなどの外部ツールやカレンダー（Googleカレンダー、Office365）との連携により、スムーズな通知と会議の管理や社内外との会議の日程調整の自動化を実現する。

次に、会議中のボイスチャットと文字起こしによる議事録自動作成。これにより、参加者は会議により集中することができるだろう。また、作成された議事録の保管・決定事項は一覧表示することも可能で、社外にはパスワード付きで共有できるようだ。

会議の質を高めるために……

有意義な会議を増やし、無駄な会議をなくすうえで「会議の見直し」は大事になってくるだろう。

そこで同サービスには、会議を種別ごとに可視化し分析することで業務の偏り・無駄な業務発生を防ぐ「業務レポート」機能や、会議全体にかけている人件費・時間を個人・部署・会社全体それぞれで一覧化し無駄を省く「会議レポート」機能、会議の良かった点・改善点を匿名でフィードバックできる「会議レビュー」機能がついている。

また、2020年秋には個人ごとの発言量を可視化する「発言分析」機能も追加予定だ。

今後は、営業・マーケティング・エンジニア・デザイナーが使用する各種ツールとの連携やホワイトボード機能の実装、社内ドキュメント管理といった生産性を向上させる機能開発および他サービスとの連携を視野に展開していくとのこと。

同サービスを活用することで、会議の回数や時間の最適化や会議内容の改善などを図ることができそうだ。テレワークという新しい働き方の浸透にあわせ、会議の形もまた変わるときがきているのかもしれない。

PR TIMES